Compte tenu de la propagation de la maladie coronarienne en 2019 et des ordonnances de résidence qui en découlent, vous avez probablement assisté récemment à au moins une vidéoconférence. Pour de nombreuses entreprises, le passage soudain au télétravail exige une compréhension rapide des détails de l’étiquetage des réunions virtuelles. Il est essentiel de savoir comment s’adapter au flux de travail à distance pour maintenir une productivité élevée et s’assurer que tous les membres de l’équipe sont sur la même page. Dans cet article, nous nous concentrerons sur les conférences virtuelles et les pratiques exemplaires pour nous assurer qu’elles fonctionnent bien.
Plongeons! Comprendre le caractère unique des étiquettes de réunions virtuelles en théorie, les réunions virtuelles devraient se dérouler de la même façon que les discussions en personne. Tout le monde devrait avoir la possibilité de prendre la parole et il est préférable que la réunion suive un ordre naturel, car les participants exprimeront leurs points de vue jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint sur la façon de procéder. Au cours des réunions ordinaires, il est relativement facile de constater que quelqu’un est prêt à répondre ou que personne n’y participe. Lorsque vous parlez à l’écran, il est facile d’ignorer les signaux dont vous dépendez. Pour les débutants, les vidéos des autres participants peuvent être très petites, ce qui peut vous faire perdre des détails visuels.
Même une mauvaise qualité audio peut rendre difficile la compréhension des participants. En outre, certaines difficultés techniques doivent être prises en considération, en particulier lors du passage à la plateforme de vidéoconférence pour la première fois. L’élaboration de lignes directrices sur l’étiquetage pour les réunions virtuelles de l’entreprise peut aider à atténuer ces problèmes, ce qui facilite le fonctionnement des téléconférences. En éliminant les retards inutiles, vous pouvez maintenir une productivité élevée même si votre équipe est située à un endroit différent
Position. 5 techniques d’étiquetage des conférences virtuelles pour maintenir l’efficacité et la participation aux appels cet article traite des pratiques qui s’appliquent à tout outil de vidéoconférence utilisé par votre entreprise. Que vous préfériez zoom, Google Meets ou Facebook Workplace, les bons onglets s’appliquent toujours aux réunions virtuelles. Voici cinq conseils pour améliorer votre vie.
1. Planifiez la réunion à l’avance et envoyez le contact lorsque vous organisez une réunion en personne dans votre bureau, il est probable que tous les participants seront avisés à l’avance. Vous pouvez également informer les membres de votre équipe de tout matériel qu’ils doivent transporter et des points clés que vous prévoyez traiter afin qu’ils soient prêts. Ces principes deviennent encore plus importants dans le télétravail. Surtout si vous avez récemment passé à la vidéoconférence, votre équipe pourrait avoir besoin de plus de temps pour comprendre le logiciel. Si vous êtes responsable de l’organisation d’une réunion virtuelle, voici quelques lignes directrices de base pour vous assurer que tout le monde est prêt:
Planifier la réunion à l’avance. Si votre logiciel le supporte, envoyez une invitation au calendrier virtuel à un appel vidéo. Si nécessaire, assurez – vous que tous les participants ont configuré un compte pour la plateforme sélectionnée à l’avance. Envoyez un lien pour vous joindre à l’appel au moins la veille de la réunion (si votre logiciel l’exige). Préparer un bref aperçu des points à discuter au cours de la réunion et l’envoyer aux participants à l’avance. L’idée ici est simple. Les choses progressent plus rapidement en rappelant aux membres de l’équipe quand la réunion aura lieu et ce qu’ils prévoient couvrir. Tout le monde sera en mesure de configurer son ordinateur, de préparer n’importe quel point, et de recueillir leurs
Vous parlez à vos coéquipiers par inadvertance. 5. Envoyer le résumé de la réunion plus tard bien que les travaux préparatoires puissent aider à prévenir la plupart des problèmes techniques liés à la réunion virtuelle, parfois ces problèmes ne peuvent être évités. Une mauvaise connexion ou l’impossibilité d’accéder à des appareils de qualité peut rendre difficile la participation de certains membres de l’équipe à des vidéoconférences. De plus, les retards vidéo et audio mentionnés ci – dessus peuvent faire en sorte que les participants manquent une partie de la réunion. Même avec un cadre idéal, certains membres de l’équipe n’ont pas accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Un élément clé de l’étiquette de la réunion virtuelle à partir d’une réunion en personne est d’envoyer un résumé de tous les points clés afin de s’assurer que toute l’équipe est sur la même page. Le niveau de détail de ce résumé dépendra de vous. Cependant, même un bref aperçu peut vous aider à éviter d’examiner les mêmes points lors de réunions futures. Idéalement, vous aurez besoin de deux membres de l’équipe de garde pour prendre des notes pendant la réunion. Ainsi, si l’un ne peut pas saisir tout le contenu, l’autre devrait être en mesure de combler les lacunes. Les deux membres de l’équipe devraient ensuite compiler et combiner leurs notes et les envoyer aux autres participants. Conclusion: la possibilité d’assister à des réunions dans le salon est un grand avantage dans des situations imprévues comme les épidémies. Cependant, les réunions virtuelles ne sont pas une excuse pour oublier les étiquettes de base. Chaque participant doit respecter le temps de l’autre et l’établissement de règles de base est un bon moyen de s’assurer que la réunion ne devienne pas un dialogue entre tous. Si vous souhaitez améliorer l’étiquette d’une réunion virtuelle, n’oubliez pas les cinq points suivants: